Dlaczego lubię tradycyjne tablice i karteczki

Po raz pierwszy zawodowo z metodykami Agile zetknąłem się gdzieś w roku 2006, zostawiając za sobą ciężkie procesy, wielostronicowe dokumenty z wymaganiami, absurdalnie szczegółowe plany i harmonogramy Adamieckiego. Choć ten Agile daleki był od ideału, jedna rzecz spodobała mi się od razu: widoczność tego, nad czym pracował w danej iteracji zespół (backlog sprintu w postaci tablicy) i tego, co pozostało jeszcze do zrobienia w produkcie (backlog produktu). Brakowało wtedy sensownych narzędzi do wizualizacji backlogów (królowały arkusze kalkulacyjne), ale nic nie stało na przeszkodzie, by zaanektować kawałek ściany, oblepić ją karteczkami i w ten sposób zobrazować sobie, gdzie jesteśmy.

Kilka lat później narzędzia już nie stanowiły problemu. Każdy twórca systemu obsługi zgłoszeń wepchnął kolanem „obsługę Agile” do swego rozwiązania (dodając tablice kanbanowe, mniej lub bardziej kulawą reprezentację zespołu, wsparcie dla spotkań Scrumowych etc.). Pojawiły się też nowe narzędzia, często z góry nastawione na pracę w przestrzeni wirtualnej, wspierające – przynajmniej w teorii – pracę zespołową.

Elektroniczne narzędzia mają jedną niezaprzeczalną przewagę nad tablicami fizycznymi: immanentną cechą tych drugich jest niedostępność dla osób znajdujących się w innej lokalizacji (choć można to oczywiście obejść na wiele sposobów). „Dżiry” i inne „rally” ułatwiają wyszukiwanie, pomieści się na nich dowolna ilość elementów, można te „karteczki” szybko napisać, a pani sprzątająca nie pozrywa ich wieczorem i nie wrzuci do kosza… Wydawać by się mogło, że nawoływanie do próby korzystania mimo wszystko z tablic „analogowych” tam, gdzie to możliwe, jest nawoływaniem do powrotu do jaskiń.

Mit użyteczności

Wyobraźmy sobie taką sytuację: jeden z developerów, Janek, skończył właśnie pracę nad jakimś wymaganiem i odwzorowuje to na tablicy kanbanowej zespołu. Jeśli używana jest fizyczna tablica, Janek wstanie i podejdzie do niej, przeklei karteczkę, może coś przy okazji powie, ktoś o coś zapyta, a może nawet wstanie i podejdzie do tablicy. Szansa, że zmiany nikt nie zauważy od razu, jest niemal zerowa. Czy przeciągnięcie elektronicznej karteczki między kolumnami na wirtualnej tablicy pozwala mieć nadzieję na podobny efekt? Nie. Dlatego dodajemy notyfikacje, dla których wszyscy zaraz dodają reguły i filtry w systemie poczty, aby nigdy ich nie czytać…

Tablice elektroniczne ułatwiają wyszukiwanie, a jakże. Pytanie jednak zasadnicze brzmi tak: czy świadomość, że nie wiemy, co i gdzie jest na naszej tablicy, nie powinna być dla nas alarmująca? W istocie, zamiast cieszyć się z możliwości wyszukiwania, powinniśmy dążyć do redukowania ilości karteczek do rozsądnej i dla wszystkich zrozumiałej puli zadań. Z dokładnie tego samego powodu nie jest wcale zaletą możliwość dodania dowolnej ilości elementów na tablicy elektronicznej. Pojemność tej  fizycznej jest ograniczona wysokością i szerokością oraz wielkością karteczek i to zmusza nas do wyboru tego, co jest ważne i warte umieszczenia na niej.

Mit produktywności

Potencjalnie największą zaletą elektronicznych narzędzi jest prostota i szybkość ich użycia. Ot, klikamy i wpisujemy co nam się żywnie podoba, a najlepiej jak jeszcze da się zrobić kopiuj-wklej. Z mojego doświadczenia ta „największa zaleta” stanowi pułapkę. Zanim nasmaruję na małej papierowej karteczce kilka słów, muszę zredukować złożony problem do jednego prostego zdania zrozumiałego dla innych. To wymaga zastanowienia się, na ile rozumiem opisywane zagadnienie i czy nie sklejam wielu tematów w jeden. Często muszę podyskutować z innymi członkami zespołu, aby upewnić się, że tak samo zrozumiemy to, co chciałbym zapisać. Zatrzepotanie synapsami jest do tego niezbędne, a sam proces generowania karteczek, choć powolny, całkiem skutecznie zabezpiecza przed wypisywaniem na nich głupot.

Wirtualna tablica pozwala dodawać przypomnienia, listy kontrolne, podpinać załączniki i zapewne wiele innych interesujących rzeczy. W praktyce zamiast pomagać, często te funkcjonalności zastępują interakcje między członkami zespołu developerskiego i do pewnego stopnia zdejmują z niego odpowiedzialność za pilnowanie, by nie stracić z oczu aktualnego celu – bo przecież narzędzie o wszystkim przypomni…

Standardem jest istnienie zgłoszeń, gdzie historia ma kilkadziesiąt wpisów, a komentarzy jest kilkanaście; próba wyciągnięcia z takiej „karteczki” stanu bieżącego bywa kłopotliwa, a z drugiej strony skoro już wszystko tam napisano, to o co tu jeszcze pytać? W przypadku fizycznej tablicy nowe ustalenia, które mają wpływ na treść karteczki doprowadzą po prostu do jej zdjęcia i zastąpienia nową, bardziej adekwatną, ale wciąż minimalistyczną w treści.

Mit swobody

Tablice elektroniczne (i w ogóle wszelkie narzędzia online, z jakich korzystamy w branży IT) dają poczucie swobody: możemy zrobić wszystko, co nam się żywnie podoba, trzeba to tylko skonfigurować. Schody zaczynają się od razu, gdy coś jednak jest niekonfigurowalne. A czasami na tych schodach ktoś wstawia stalową kratę w postaci systemu uprawnień, które pozwalają zmieniać jedne ustawienia, narzucając inne. Chcemy dodać nowy stan lub zmienić workflow? Chcemy inaczej estymować? Nie da się, jeśli administrator aplikacji lub jej producent na to nie pozwolą.

A jakie ograniczenia ma tablica fizyczna oblepiona karteczkami? Możemy dowolnie zmieniać co chcemy, jak chcemy, kiedy chcemy. Co więcej, koszt zmiany jest zerowy, mierzony co najwyżej paroma minutami niezbędnymi na namalowanie kilku kresek i poprzeklejanie elementów na tablicy. Natomiast najcenniejsze jest to, że możemy tych zmian dokonywać, i mając tego świadomość zaczynamy poszukiwać usprawnień, zamiast dopasowywać się do narzędzia.

Tablica na miarę potrzeb

Prostota obsługi i szybkość działania nie jest zaletą, jeśli ceną jest rezygnacja z efektywnej komunikacji. Zjawisko to nastąpiło przy przejściu od tradycyjnej korespondencji listowej do tej realizowanej poprzez e-mail. Kiedyś pisząc list staraliśmy się ważyć słowa, pisać o rzeczach istotnych, zrozumiałym językiem; mało kto podchodzi do pisania e-maili w ten sposób. Podobna zmiana zachodzi przy migracji od tablic fizycznych do ich wirtualnych zamienników: w teorii jest to zmiana na lepsze, ale zmienia się bardzo dużo niekoniecznie z korzyścią dla nas.

Nie jest tak, że jedno lub drugie rozwiązanie z definicji jest złe. Klasyczne „analogowe” tablice mają sens wszędzie tam, gdzie zespół ma możliwość częstego lub stałego spotykania się przy nich. Elektroniczne rozwiązania staną się niezbędne gdy zespół decyzją organizacji jest rozproszony. Warto wszakże zawsze pamiętać, że łatwość korzystania z narzędzi elektronicznych prowokuje do pójścia na skróty; jeśli więc już musimy ich użyć, twórzmy „karteczki” tak, jakbyśmy mieli je zapisać mazakiem na papierze i nie eliminujmy z procesu dyskusji, która powinna mu nieustannie towarzyszyć.

Niezbędne jest też pamiętanie, że tablice kanbanowe używane przez zespół mają służyć temu zespołowi. Ich dostosowywanie do potrzeb organizacji może być błędem, bo często definiuje formę i sposób używania narzędzia przez developerów zupełnie nie odpowiadając ich potrzebom. O ile fizyczną tablicę ciężko zespołowi narzucić (bo aby na nią popatrzyć należałoby się pofatygować do miejsca, gdzie pracuje ten zespół), o tyle elektroniczną łatwo podejrzeć, stąd i pokusa u managementu wpływania na to, co na niej widać.

Jeśli jesteś w zespole zainteresowanym tym, by działać jak najbardziej zwinnie, zastanów się jak korzystacie z narzędzi wspierających waszą pracę. Czy na pewno macie możliwość dokonywania usprawnień i poczucie, że warto to robić? Kiedy ostatni raz zespół dokonał modyfikacji używanych przez siebie narzędzi i po co? By pracować efektywniej, by zwiększyć przejrzystość tego, co dzieje się w iteracji, czy z zupełnie innych przyczyn?